Dienstleistung · klare Abgrenzung nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG

Vorbereitende Buchhaltung: Aufgaben, Grenzen und Übergabe

Vorbereitende Buchhaltung bedeutet praktisch: laufende Unterlagen vollständig machen, Geschäftsvorfälle buchen, Konten abstimmen und einen sauberen Bestand an Unternehmen oder Steuerkanzlei übergeben. Der Begriff erweitert aber keine gesetzlichen Befugnisse. Entscheidend sind die konkrete Tätigkeit, die verantwortliche Person und die Voraussetzungen des § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG.

Stand:

Erster Jahresabschluss gratis · ohne Zahlungsdaten · jederzeit kündbar

Die rechtliche Kurzantwort

Nicht das Etikett entscheidet, sondern die einzelne Leistung.

Laufende Tätigkeiten

§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG nennt unter seinen Qualifikations- und Praxiserfordernissen insbesondere das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen von Lohnsteuer-Anmeldungen.

Belegorganisation, Bankabgleich, OPOS-Pflege, Kontenabstimmung und dokumentierte Übergabe bilden den operativen Monatsprozess. Der konkrete Umfang wird nach Tätigkeit und Qualifikation schriftlich abgegrenzt; fachlich zu würdigende Fälle bleiben beim Unternehmen oder der Steuerberatung.

Nicht Teil dieses Services

Keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung, keine steuerliche Gestaltung und keine Vertretung gegenüber Finanzbehörden.

Keine Erstellung von Jahresabschlüssen, Steuererklärungen oder Umsatzsteuer-Voranmeldungen als Serviceleistung. Diese Aufgaben bleiben beim Unternehmen oder einer befugten Steuerberatung.

Diese Seite beschreibt die eigene Leistungsgrenze und ist keine Rechtsberatung zur Zulässigkeit eines fremden Geschäftsmodells. Amtliche Grundlage: § 6 StBerG.

Der Monatsablauf

Ein belastbarer Prozess endet nicht mit einer Buchung, sondern mit abgestimmten Zahlen und einer erklärten Resteliste.

01Eingang

Belege, Bankumsätze, Kasse, Ausgangsrechnungen, Verträge und Lohnjournal vollständig bereitstellen.

02Buchen

Laufende Geschäftsvorfälle nach dem vereinbarten Kontenrahmen erfassen und Originalbelege verknüpfen.

03Abstimmen

Bank, Kasse, Debitoren, Kreditoren und wiederkehrende Konten abstimmen; Differenzen nicht verdecken.

04Ausgeben

Journal, Summen- und Saldenliste, offene Posten, vorläufige BWA und Resteliste bereitstellen.

05Übergeben

Festschreibestatus, Exporte, Belegarchiv und offene fachliche Fragen fristgerecht an Unternehmen oder Kanzlei geben.

Wer macht was?

Die Verantwortung wird vor dem ersten Beleg festgelegt und nicht erst bei einer Frist diskutiert.

AufgabeVerantwortlichKontrollpunkt
Belege vollständig und rechtzeitig bereitstellenUnternehmenService erinnert und dokumentiert Lücken
Laufende Geschäftsvorfälle buchenService im vereinbarten, rechtlich zulässigen UmfangUnternehmen kontrolliert Ausnahmen
Konten und offene Posten abstimmenService im vereinbarten, rechtlich zulässigen UmfangUngeklärte oder fachlich zu würdigende Differenzen bleiben sichtbar
UStVA, Steuererklärungen und steuerliche WürdigungUnternehmen oder SteuerberatungNicht Teil des Services
Jahresabschluss und OffenlegungUnternehmen oder SteuerberatungNicht Teil des Services
Ordnungsgemäße Buchführung der GmbHGeschäftsführungVerantwortung bleibt trotz Auslagerung bestehen

Laufende Buchhaltung mit sauberer Kanzlei-Schnittstelle

Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.

Übergabepaket an Unternehmen oder Steuerkanzlei

Die Kanzlei braucht nicht nur eine Datei, sondern einen nachvollziehbaren Bearbeitungsstand.

Buchungsdaten

Journal oder vereinbarter Buchungsstapel, Kontenrahmen, Berater-/Mandantennummern und Festschreibekennzeichen.

Auswertungen

Summen- und Saldenliste, Debitoren-/Kreditoren-OPOS, vorläufige BWA und Kontenblätter bei Rückfragen.

Nachweise

Vollständiges Belegarchiv, Anlagenzugänge, Verträge zu Abgrenzungen und dokumentierte Korrekturen.

Resteliste

Fehlende Belege, ungeklärte Zahlungen, strittige Kontierungen, Fristbezug und benannte verantwortliche Person.

Verantwortung der GmbH

Auslagerung ändert Zuständigkeiten im Prozess, aber nicht die gesetzliche Organverantwortung.

§ 238 HGB begründet die handelsrechtliche Buchführungspflicht. § 41 GmbHG weist den Geschäftsführern die ordnungsmäßige Buchführung zu.

Ein externer Service kann Aufgaben übernehmen und Kontrollen dokumentieren. Die Geschäftsführung muss dennoch für geeignete Prozesse, vollständige Unterlagen, Überwachung und rechtzeitige Übergabe sorgen.

Quellen und nächste Schritte

Amtliche Grundlagen, Produktabgrenzung und der Übergang zur integrierten Software.

§ 6 StBerG – Ausnahmen§ 238 HGB – Buchführungspflicht§ 41 GmbHG – Buchführung§ 147 AO – Aufbewahrung

Weiter: Dienstleistung im Detail · Buchhaltung, Steuern und Jahresabschluss in einer Software · Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien

Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

Vorbereitende Buchhaltung ist ein Praxisbegriff für das Sammeln, Ordnen und Bearbeiten laufender Buchhaltungsunterlagen bis zur abgestimmten Übergabe. Rechtlich entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die konkrete Tätigkeit und ob die Voraussetzungen des § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG erfüllt sind.

Unter den dort genannten Qualifikations- und Praxiserfordernissen umfasst die Ausnahme insbesondere das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen. Welche Person die Tätigkeit verantwortlich erbringt und ob die Voraussetzungen erfüllt sind, muss im konkreten Betrieb geklärt sein.

Jahresabschluss, Steuererklärungen, steuerliche Gestaltung, individuelle Steuerberatung und Vertretung gegenüber dem Finanzamt sind nicht Bestandteil dieses Services. Sie bleiben beim Unternehmen selbst oder bei einer dazu befugten Steuerberatung.

Typisch sind Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bank- und Zahlungsanbieter-Umsätze, Kassenunterlagen, Verträge zu wiederkehrenden Buchungen, Anlagenzugänge sowie Lohnjournale. Zusätzlich braucht es eine klare Liste ungeklärter Fälle und fehlender Belege.

Die Geschäftsführung bleibt für die ordnungsgemäße Buchführung der GmbH verantwortlich. Das folgt insbesondere aus § 41 GmbHG; die allgemeine Buchführungspflicht ergibt sich aus § 238 HGB. Auslagern verändert die Arbeitsteilung, nicht die Organverantwortung.

Zur Übergabe gehören mindestens Journal oder Buchungsstapel, Summen- und Saldenliste, offene Posten, Belegarchiv, Anlagenübersicht, Kontenabstimmungen, Festschreibestatus und eine nachvollziehbare Liste offener Fragen. Das Format und die Frist werden vorab mit der Kanzlei vereinbart.

Nein. Laufende Buchungsarbeit und steuerliche Beratung sind unterschiedliche Leistungen. Der Service dokumentiert und verarbeitet Geschäftsvorfälle; er beurteilt keine individuellen steuerlichen Gestaltungen und erstellt keine Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse.

Laufende Buchhaltung mit sauberer Kanzlei-Schnittstelle

Beschreiben Sie Gesellschaften, Systeme, Belegvolumen und gewünschten Übergabetermin. Der genaue Umfang wird vor Beginn schriftlich abgegrenzt.